Tugas ke-2
PERENCANAAN
1. Proses perencanaan
Pengertian perencanaan
Pengertian perencanaan mempunyai beberapa definisi rumusan yang berbeda satu dengan lainnya. Defenisi perencanaan dapat diuraikan sebagai berikut :
· Menurut Cuningham menyatakan bahwa perencanaan adalah menyeleksi dan menghubungkan pengetahuan, fakta, imajinasi, dan asumsi untuk masa yang akan datang dengan tujuan memvisualisasi dan memformulasi hasil yang diinginkan, urutan kegiatan yang diperlukan, dan perilaku dalam batas-batas yang dapat diterima dan digunakan dalam penyelesaian.
· Menurut Siagian (1994:108) perencanaan dapat didefinisikan sebagai keseluruhan proses pemikiran dan penentuan secara matang daripada hal-hal yang akan dikerjakan di masa yang akan datang dalam rangka pencapaian tujuan yang telah ditentukan.”
· Menurut prajudi Atmusudirjo perencanaan adalah perhitungan dan penentuan tentang sesuatu yang akan dijalankan dalam mencapai tujuan tertentu, oleh siapa, dan bagaimana.
· Bintoro Tjokroamidjojo menyatakan bahwa perencanaan dalam arti luas adalah proses memprsiapkan kegiatan-kegiatan secara sistematis yang akan dilakukan untuk mencapai tujuan tertentu.
· Menurut Muhammad Fakri perencanaan dapat diartikan sebagai proses penyusunan berbagai keputusan yang akan dilaksanakan pada masa yang akan datang untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan. Lebih lanjut Muhammad Fakri menyatakan bahwa perencanaan dapat juga dikatakan sebagai suatu proses pembuatan serangkaian kebijakan untuk mengendalikan masa depan sesuai yang ditentukan.[4] Dari kutipan tersebut dapat dianalisis bahwa dalam menyusun perencanaan perlu memperhatikan hal-hal yang berhubungan dengan masa depan, adanya kegiatan, proses yang sistematis, hasil dan tujuan tertentu.
· Menurut Kaufman mengatakan bahwa perencanaan adalah suatu proyeksi tentang apa yang dibutuhkan dalam rangka mencapai tujuan secara sah dan berdaya guna.[5] Dari pendapat Kaufman tersebut dapat dipahami bahwa perencanaan merupakan sesuatu yang menjadi keperluan dalam sebuah system untuk mendukung tercapainya tujuan.
· Harjanto memberi komentar terhadap pendapat Kaufman bahwa perencanaan merupakan proses untuk menentukan kemana harus melangkah dan mengidentifikasi berbagai persyaratan yang dibutuhkan dengan cara efektif dan efesien. Harjanto menyatakan bahwa perencanaan mengandung enam pokok pikiran yaitu, pertama perencaaan melibatkan proses penentapan keadaan masa depan yang diinginkan. Kedua, keadaan masa depan yang diinginkan dibandingkan dengan kenyataan sekarang, sehingga dapat dilihat kesenjangannya. Ketiga, untuk menutup kesenjangan perlu dilakukan usaha-usaha. Keempat, uasaha untuk menutup kesenjangan tersebut dapat dilakukan derngan berbagai usaha dan alternative. Kelima, perlu pemilihan alternative yang baik, dalam hal ini mencakup efektifitas dan efesiensi. Keenam, alternative yang sudah dipilih hendaknya diperinci sehingga dapat menajdi petunjuk dan pedoman dalam pengambilan kebijakan.
4 Tahap Dasar Perencanaan
Tahap 1:
Menentukan tujuan atau serangkaian tujuan.
Perencanaan dimulai dengan keputusan-keputusan tentang keinginan atau kebutuhan perusahaan. Tanpa rumusan tujuan yang jelas, penggunaan sumber daya perusahaan tidak efektif.
Tahap 2:
Merumuskan keadaan saat ini.
Pemahaman akan kondisi perusahaan sekarang dan tujuan yang hendak dicapai atau sumber daya-sumber daya yang tersedia untuk pencapaian tujuan, adalah sangat penting. Karena tujuan dan rencana menyangkut waktu akan datang. Hanya setelah keadaan perusahaan saat ini dianalisa, rencana dapat dirumuskan untuk menggambarkan kegiatan lebih lanjut. Tahap kedua ini memerlukan informasi terutama keuangan dan data statistik.
Tahap 3:
Mengindentifikasikan segala kemudahan dan hambatan.
Segala kekuatan dan kelemahan serta kemudahan dan hambatan perlu di identifikasikan, untuk mengukur kemampuan organisasi dalam mencapai tujuan. Oleh karena itu, perlu diketahui faktor-faktor lingkungan dalam dan luar yang dapat membantu perusahaan mencapai tujuannya, atau yang mungkin menimbulkan masalah. Walaupun sulit dilakukan, antisipasi keadaan, masalah dan kesempatan serta ancaman yang mungkin terjadi di waktu mendatang, adalah bagian penting dari proses perencanaan.
Tahap 4:
Mengembangkan rencana atau serangkaian kegiatan untuk pencapaian tujuan.
Tahap akhir dalam proses perencanaan meliputi pengembangan berbagai pilihan kegiatan untuk pencapaian tujuan, penilaian pilihan kegiatan terbaik (paling memuaskan) di antara pilihan yang ada.
Rencana Operasional
Perencanaan Operasional ( Operational Planning) Adalah perencanaan jangka pendek yang dirancang untuk menerjemahkan rencana jangka panjang ke dalam serangkaian kegiatan yang lebih rinci. Ia merupakan terjemahan sekaligus penunjang rencana jangka panjang.
Rencana Operasional yang khas :
1.Perencanaan produksi (Production Plans) : Perencanaan yang berhubungan dengan metode dan teknologi yang dibutuhkan dalam pekerjaan
2. Perencanaan keuangan (Financial Plans) : Perencanaan yang berhubungan dengan dana yang dibutuhkan untuk aktivitas operasional
3. Perencanaan Fasilitas ( Facilites Plans) : Perencanaan yang berhubungan dengan fasilitas & layaout pekerjaan yang dibutuhkan untuk mendukung tugas.
4. Perencanaan pemasaran (Marketing Plans) : Berhubungan dengan keperluan penjualan dan distribusi barang /jasa.
perencanaan sumber daya manusia (Human Resource Plans): berhubungan dengan rekruitmen, penyeleksian dan penempatan orang-orang dalam berbagai pekerjaan.
2. Perencanaan keuangan (Financial Plans) : Perencanaan yang berhubungan dengan dana yang dibutuhkan untuk aktivitas operasional
3. Perencanaan Fasilitas ( Facilites Plans) : Perencanaan yang berhubungan dengan fasilitas & layaout pekerjaan yang dibutuhkan untuk mendukung tugas.
4. Perencanaan pemasaran (Marketing Plans) : Berhubungan dengan keperluan penjualan dan distribusi barang /jasa.
perencanaan sumber daya manusia (Human Resource Plans): berhubungan dengan rekruitmen, penyeleksian dan penempatan orang-orang dalam berbagai pekerjaan.
Rencana Srategik
Perencanaan Strategis (Strategic Planning) Adalah perencanaan jangka panjang (long term plan) yang dirancang untuk memenuhi tujuan-tujuan organisasi yang lebih luas.
Faktor Waktu dan Perencanaan
• Faktor waktu sangat berpengaruh
terhadap perencanaan dalam tiga hal,
yaitu :
• Diperlukan untuk melaksanakan
perencanaan
• Diperlukan untuk melanjutkan setiap
langkah perencanaan, diperlukan untuk
mendapatkan data dan menghitung
semua kemungkinan
• Jumlah atau rentangan waktu yang akan
dicakup dalam rencana harus
dipertimbangkan.
2. Penetapan tujuan
Misi dan tujuan organisasi
Sebelum organisasi menentukan tujuannya, terlebih dulu menetapkan misi / maksud organisasi. Misi adalah suatu pernyataan umum dan abadi tentang maksud organisasi. Sedangkan Misi organisasi adalah maksud khas (unik) dan mendasar yang membedakan organisasi dari organisasi-organisasi lainnya dan mengidentifikasikan ruang lingkup operasi dalam hal produk dan pasar.
Etzioni mendefinisikan tujuan organisasi sebagai :
1. Suatu pernyataan tentang keadaan yang diinginkan dimana organisasi bermaksud untuk merealisasikan
2. Pernyataan tentang keadaan di waktu yang akan datang di mana organisasi sebagai kolektifitas mencoba untuk menimbulkannya
2 unsur penting tujuan adalah :
1. Hasil-Hasil akhir yang diinginkan di waktu mendatang dengan mana
2. Usaha-uasaha / kegiatan-kegiatan sekarang diarahkan
Tujuan dapat berupa tujuan umum / khusus , tujuan akhir / tujuan antara. Tujuan Umum (tujuan strategic) secara operasioanal tidak dapat berfungsi sebelum dijabarkan terlebih dahulu kedalam tujuan-tujuan khusus yang lebih terperinci sesuai dengan jenjang manajemen, sehingga membentuk hirarki tujuan.
Fungsi Tujuan
Berbagai Fungsi Tujuan Organisasi
1. Pedoman Bagi Kegiatan, melalui penggambaran hasil-hasil di waktu yang akan datang. Fungsi tujuan memberikan arah dan pemusatan kegiatan organisasi mengenai apa yang harus dan tidak harus dilakukan
2. Sumber Legitimasi, akan meningkatkan kemampuan organisasi untuk mendapatkan sumber daya dan dukungan dari lingkungan di sekitarnya
3. Standar Pelaksanaan, bila tujuan dilaksanakan secara jelas dan dipahami, akan memberikan standar langsung bagi penilaian pelaksanaan kegiatan (prestasi) organisasi
4. Standar Motivasi, berfungsi sebagai motivasi dan identifikasi karyawan yang penting. Dalam kenyataannya, tujuan organisasi sering memberikan insentif bagi para anggota
5. Dasar Rasional Pengorganisasian, tujuan organisasi merupakan suatu dasar perancangan organisasi
Managemen By Objective (MBO)
Manajemen oleh Tujuan (MBO) adalah proses menentukan tujuan dalam sebuah organisasi sehingga manajemen dan karyawan setuju dengan tujuan dan memahami apa yang mereka perlu lakukan dalam organisasi.
Istilah "manajemen berdasarkan sasaran" pertama kali dipopulerkan oleh Peter Drucker pada tahun 1954 bukunya 'The Practice of Management' [1].
Inti dari MBO adalah penetapan tujuan partisipatif, tentu saja memilih tindakan dan pengambilan keputusan. Sebuah bagian penting dari MBO adalah pengukuran dan perbandingan kinerja aktual karyawan dengan menetapkan standar. Idealnya, ketika karyawan sendiri telah terlibat dengan tujuan pengaturan dan memilih tindakan yang harus diikuti oleh mereka, mereka lebih cenderung untuk memenuhi tanggung jawab mereka.
Menurut George S. Odiorne, sistem manajemen berdasarkan sasaran dapat digambarkan sebagai proses dimana manajer atasan dan bawahan dari sebuah organisasi bersama-sama mengidentifikasi tujuan bersama nya, mendefinisikan bidang utama masing-masing individu tanggung jawab dalam hal hasil yang diharapkan dari dirinya, dan menggunakan langkah-langkah sebagai panduan untuk mengoperasikan unit dan menilai kontribusi masing-masing anggotanya.
Istilah "manajemen berdasarkan sasaran" pertama kali dipopulerkan oleh Peter Drucker pada tahun 1954 bukunya 'The Practice of Management' [1].
Inti dari MBO adalah penetapan tujuan partisipatif, tentu saja memilih tindakan dan pengambilan keputusan. Sebuah bagian penting dari MBO adalah pengukuran dan perbandingan kinerja aktual karyawan dengan menetapkan standar. Idealnya, ketika karyawan sendiri telah terlibat dengan tujuan pengaturan dan memilih tindakan yang harus diikuti oleh mereka, mereka lebih cenderung untuk memenuhi tanggung jawab mereka.
Menurut George S. Odiorne, sistem manajemen berdasarkan sasaran dapat digambarkan sebagai proses dimana manajer atasan dan bawahan dari sebuah organisasi bersama-sama mengidentifikasi tujuan bersama nya, mendefinisikan bidang utama masing-masing individu tanggung jawab dalam hal hasil yang diharapkan dari dirinya, dan menggunakan langkah-langkah sebagai panduan untuk mengoperasikan unit dan menilai kontribusi masing-masing anggotanya.
3. Pembuatan keputusan
Tipe-tipe keputusan
Pengambilan keputusan adalah tindakan manajemen di dalam pemilihan alternatif untuk mencapai sasaran. Kegiatan dilaksanakan setelah keputusan diambil.Keputusan yang dilakukan oleh manajer tingkat atas sifatnya adalah rutin dan berulang - ulang yang disebut dengan istilah terprogram (programmed) atau keputusan terstruktur (structured decision). Terprogram bukan berarti keputusan dibuat oleh komputer dengan melalui suatu program komputer,tetapi berupa suatu kumpulan prosedur yang dilakukan berulang - ulang.Keputusan pada tingkat yang lebih tinggi sifatnya lebih tidak terprogram atau lebih tidak terstruktur,Secara ringkas, keputusan oleh manajemen dapat diklasifikasikan ke dalam tiga tipe, yaitu sebagai berikut :
1. Keputusan tidak terprogram atau tidak terstruktur
2.Keputusan setengah terprogram atau setengah terstruktur
3.Keputusan terprogram atau terstruktur
1. Keputusan tidak terprogram atau tidak terstruktur
2.Keputusan setengah terprogram atau setengah terstruktur
3.Keputusan terprogram atau terstruktur
Proses Pembuatan Keputusan
Kata proses pada dasarnya berkenaan dengan urutan-urutan langkah
sistematis yang mengarah pada tujuan atau hasil-hasil tertentu, jadi proses
pengambilan keputusan adalah serangkaian fase-fase yang berurutan, yang
menunjang pengambilan keputusan Herbert A. Simon mengajukan tiga proses dasar pengambilan
keputusan yaitu;
a. Intelligence, yaitu mempelajari lingkungan atas kondisi yang memerlukan
keputusan. Data mentah diperoleh, diolah, dan diuji untuk dijadikan arah
tindakan yang dapat mengidentifikasi permasalahan.
b. Design, yaitu mendaftar, mengembangkan, dan menganalisis arah
tindakan yang mungkin. Aktifitas ini meliputi proses untuk memahami
permasalahan, menghasilkan pemecahan, dan menguji kelayakan
pemecahan tersebut.
c. Choice, menetapkan arah tindakan tertentu dari keseluruhan yang ada.
Pilihan ditentukan dan dilaksanakan.88
Rumusan Simon di atas kemudian dikembangkan oleh beberapa tokoh
sesudahnya sehingga menjadi lebih sempurna. Sebagai gambaran umum
perkembangan tersebut yaitu:
a. Contoh I (Dewey)
1) Apa masalahnya?
2) Apa saja alternatifnya?
3) Alternatif mana yang terbaik?
b. Contoh II (Katz dan Kahn)
sistematis yang mengarah pada tujuan atau hasil-hasil tertentu, jadi proses
pengambilan keputusan adalah serangkaian fase-fase yang berurutan, yang
menunjang pengambilan keputusan Herbert A. Simon mengajukan tiga proses dasar pengambilan
keputusan yaitu;
a. Intelligence, yaitu mempelajari lingkungan atas kondisi yang memerlukan
keputusan. Data mentah diperoleh, diolah, dan diuji untuk dijadikan arah
tindakan yang dapat mengidentifikasi permasalahan.
b. Design, yaitu mendaftar, mengembangkan, dan menganalisis arah
tindakan yang mungkin. Aktifitas ini meliputi proses untuk memahami
permasalahan, menghasilkan pemecahan, dan menguji kelayakan
pemecahan tersebut.
c. Choice, menetapkan arah tindakan tertentu dari keseluruhan yang ada.
Pilihan ditentukan dan dilaksanakan.88
Rumusan Simon di atas kemudian dikembangkan oleh beberapa tokoh
sesudahnya sehingga menjadi lebih sempurna. Sebagai gambaran umum
perkembangan tersebut yaitu:
a. Contoh I (Dewey)
1) Apa masalahnya?
2) Apa saja alternatifnya?
3) Alternatif mana yang terbaik?
b. Contoh II (Katz dan Kahn)
1) Penekanan yang langsung terhadap pengambil keputusan
2) Analisis jenis masalah dan dimensi dasarnya.
3) Pencarian alternatif pemecahan.
4) Pertimbangan atas akibat dari alternatif pemecahan, antisipasi konflik
pasca keputusan, dan pilihan terakhir.
c. Contoh III (Schendel)
1) Fase intelligence (penyelidikan)
a) Tujuan-tujuan organisasi
b) Pencarian dan pemilihan prosedur
c) Identifikasi masalah
d) Pernyataan masalah
2) Fase design (rancangan)
a) Perumusan alternatif pemecahan
b) Evaluasi alternatif
3) Fase choice (pemilihan)
a) Pemilihan alternatif
b) Rencana tindakan
c) Sistem kontrol
d. Contoh IV (Mintzberg, Raisinghami, dan Theoret).
1) Fase identifikasi
a) Pengakuan keputusan
b) Diagnosis
2) Fase pengembangan
a) Mencari
b) Merancang
3) Fase pemilihan
a) Menyaring
b) Evaluasi pilihan
c) Otorisasi
2) Analisis jenis masalah dan dimensi dasarnya.
3) Pencarian alternatif pemecahan.
4) Pertimbangan atas akibat dari alternatif pemecahan, antisipasi konflik
pasca keputusan, dan pilihan terakhir.
c. Contoh III (Schendel)
1) Fase intelligence (penyelidikan)
a) Tujuan-tujuan organisasi
b) Pencarian dan pemilihan prosedur
c) Identifikasi masalah
d) Pernyataan masalah
2) Fase design (rancangan)
a) Perumusan alternatif pemecahan
b) Evaluasi alternatif
3) Fase choice (pemilihan)
a) Pemilihan alternatif
b) Rencana tindakan
c) Sistem kontrol
d. Contoh IV (Mintzberg, Raisinghami, dan Theoret).
1) Fase identifikasi
a) Pengakuan keputusan
b) Diagnosis
2) Fase pengembangan
a) Mencari
b) Merancang
3) Fase pemilihan
a) Menyaring
b) Evaluasi pilihan
c) Otorisasi
4. Keterlibatan bawahan dalam pembuatan keputusan
Para manejer akan sulit untuk membuat keputusan tanpa melibatkan bawahan, keterlibatan ini dapat formal, seperti pengunaan kelompok dalam pembuatan keputusan, atau informal, seperti permintaan akan gagasan.
1. 1. Pembuatan Keputusan Kelompok
Banyak manajer merasa bahwa keputusan yang dibuat secara kelompok, seperti panitia lebih efektif karena mereka memaksimumkan pengetahuan lain. Berbagai kebaikan dan kelemahan pembuatan keputusan secara kelompok
Kebaikan | Kelemahan |
1. Dalam pengembangan tujuan, kelompok memberikan jumlah pengetahhuan yang lebih besar. 2. Dalam pengembangan alterna-tif, usaha individual para anggota kelompok dapat memungkinkan pencarian lebih luas dalam berbagai bidang fungsional organisasi. 3. Dalam penilaian alternatif, kelompok mempunyai kerangka pandangan yang lebih lebar. 4. Dalam pemilihan alternatif kelompok lebih dapat meneri-ma risiko disbanding pembuat keputusan individual. 5. Karena berpartisipasi dalam proses pembuatan keputusan, para anggota kelompok secara individudal lebih termotivasi untuk melaksanakan keputus-an. 6. Kreativitas yang lebih besar dihasilkan dari interaksi antar individu dengan berbagai pandangan yang berbeda- beda. 7. Implementasi suatu keputusan apakah dibuat oleh kelompok atau tidak, haru diselesaikan oleh para manejersecara individual. Karena kelompok tidak diberikan tanggung jawab, keputusan kelompok dapat menghasilkan situasi dimana tidak seorangpun merasa bertanggung jawab dan saling melempar tanggung jawab. 8. Berdasarkan pertimbangan nilai dari waktu sebagai salah satu sumber daya organisasi, keputusan kelompok sangant memakan biaya. 9. Pembuatan keputusan kelompok adalah tidak efesien bila keputusan harus dibuat dengan cepat. 10. Keputusan kelompok, dalam berbagai kasus, dapat merupakan hasil kompromi atau bukan sepenuhnya keputusan kelompok. 11. Bila atasan terlilbat, atau salah satu anggota mempunyai kepribadian yang dominan, keputusan yang dibuat kelompok dalam kenyataannya bukan keputusan kelompok. | 1. Implementasi suatu keputusan apakah dibuat oleh kelompok atau tidak, haru diselesaikan oleh para manejersecara individual. Karena kelompok tidak diberikan tanggung jawab, keputusan kelompok dapat menghasilkan situasi dimana tidak seorangpun merasa bertanggung jawab dan saling melempar tanggung jawab. 1. Berdasarkan pertimbangan nilai dari waktu sebagai salah satu sumber daya organisasi, keputusan kelompok sangant memakan biaya. 2. Pembuatan keputusan kelompok adalah tidak efesien bila keputusan harus dibuat dengan cepat. 3. Keputusan kelompok, dalam berbagai kasus, dapat merupakan hasil kompromi atau bukan sepenuhnya keputusan kelompok. 5. Bila atasan terlilbat, atau salah satu anggota mempunyai kepribadian yang dominan, keputusan yang dibuat kelompok dalam kenyataannya bukan keput |
Tanggapan: sebuah perencanaan yang baik dapat menentukan keberhasilan suatu kegiatan atau usaha, karena berhasil membuat perencanaan dengan baik berarti menunggu keberhasilan dari suatu kegiatan yang kita rencanakan, dapat disimpulkan bahwa gagal merencanakan sesuatu berarti merencanakan sebuah kegagalan. tujuan merupakan acuan atau pedoman dalam melaksanakan sesuatu, karena apa yang kita lakukan akan sesuai dengan tujuan kita serta tidak menyimpang dari goal yang telah ditentukan proses pembuatan keputusan atau pengambilan keputusan membutuhkan pertimbangan berbagai hal dan atau perlu melibatkan staf terkait untuk memberi masukan atau alternatif dari keputusan yang akan diambil atau menyiapkan solusi terhadap dampak yang akan timbul dari keputusan yang di buat.
Tidak ada komentar:
Posting Komentar