Pendahuluan
IRM adalah konsep manajemen sumber informasi yang mengenal informasi sebagai sumber organisasional utama yang harus dikelola dengan tingkat kepentingan yang sama seperti sumber organisasional dominan lain seperti orang, keuangan, peralatan & manajemen.
Berbagai Pandangan Tentang IRM
IRM SEPERTI HALNYA
MANAJEMEN INFORMASI SUMBER
Informasi adalah
salah satu sumber utama dari perusahaan, dan ia dapat dikelola seperti halnya
sumber-sumber lain. Informasi adalah
sumber konseptual yang mana menggambarkan sumber-sumber fisik yang harus
dikelola oleh manajer. Jika skala operasinya terlalu besar untuk diobservasi,
maka manajer dapat memonitor sumber-sumber fisik dengan mengunakan informasi
yang menggambarkan atau mewakili sumber-sumber tersebut.
Kritik terhadap pandangan IRM ini
muncul. Alasannya adalah bahwa denga pandangan seperti itu, maka pengukuran
nilai informasi menjadi sulit. Dan adanya kenyataanbahwa informasi bersifat
konseptual bukan fisik.
IRM MERUPAKAN CARA
UNTUK MENINGKATKAN KUALITAS SISTEM INFORMASI
Dari pada
mengandalakan kebijaksanaan yang ditetapkan oleh manajemen puncak, yang berlaku
untuk seluruh organisasi, sebaiknya perhatian harus ditujukan kepada tingkat
bawah, dimana sistem dikembangkan. Pandangan
ini menganggap IRM sebagai metodologi siklus hidup yang digunakan untuk
menciptakan system yang dapat menghasilkan informasi berkualitas.
Dasar dari pandangan ini adalah
adanya keyakinan bahwa tugas-tugas pengelolaan semua informasi dalam perusahaan
begitu banyak bila hanya dilkakuan dengan satu usaha.situasi ini sama seperti
pada waktu usaha MIS pertama kali dilakukan, yaitu dengan menerapkan satu
sistem untuk memenuhi kebutuhan informasi bagi seluruh organisasi. Kita telah
mengetahui bahwa usaha-usaha awal tersebut umumnya gagal dan mendorang
diketemukannya DSS.
Walalupun argumen bahwa
kebijaksanaan yang dibuat sendiri tidak akan cukup adalah benar, namun
kelemahan utama dari pandangan ini adalah bahwa ia mengabaikan perlunya control
terpusat dan control yang terkoordinasi.
IRM SEBAGAI MANAJEMEN
SUMBER KOMPUTERISASI
Karena sulit untuk
mengukur nilai informasi, maka perhatian diarahakan kepada sumber-sumber yang
menghasilkan informasi. Asumsi
dasarnya adalah bahwa jika perusahaan mengelola komputernya, databasenya,
spesialis informasinya, dan sebagainya, berarti ia mengelola informasinya.
Kritik terhadap pandangan ini
menyatakan bahwa perusahaan dapat dikelabui untuk percaya bahwa informasinya
telah dikelola, dimana pada kenyataanya pada waktu itu ia tidak kelola.
Perusahaan tidak boleh terlalu terlibat dalam manajemen sumber, yang hal ini
akan menghilangkan pandangan mengenai komoditi yang dihasilkan oleh sumber
tersebut yaitu informasi.
Informasi Sebagai Sumber Strategis
Informasi merupakan salah satu
sumber yang dapat menghasilkan keuntungan kompetitif.
Caranya : Dengan memfokuskan pada
pelanggan & membangun sistem informasi yang bisa meningkatkan arus
informasi antara perusahaan dan elemen lingkungannya.
Arus Informasi antara perusahaan
dan pelanggan :
- Informasi yang menerangkan kebutuhan produk
- Informasi yang menerangkan penggunaan produk
- Informasi yang menerangkan kepuasan produk
Tujuan utama dari perusahaan
adalah untuk memelihara operasi yang menghasilkan keuntungan, sehingga ia dapat
terus memberikan produk dan pelayanan (barang dan jasa) yang dibutuhkan oleh
pelanggannya. Perusahaan harus menjalankan tujuannya tersebut dalam kendala
yang diakibatkan oleh lingkungan.walaupun semua elemen dapat mengakibatkan
terjadinya kendala, namun yang paling kelihatan adalah yang datangnya dari
pesaing. Pesaing secara aktif berusaha untuk menyaingi keberhasilan perusahaan
tersebut.
Perencanaan Strategis Untuk Sumber-Sumber Informasi
Jika informasi akan digunakan sebagai sumber untuk mendapatkan keuntungan
kompetitif maka penggunaannya harus direncanakan. Lebih dari itu perencanaan
tersebut harus dilakukan oleh eksekutif perusahaan dan harus bersifat jangka
panjang. Aktifitas perencanaan yang menidentifikasikan sumner-sumber informasi
yang akan yang akan diperlukan pada masa yang akan dating dan cara
penggunaannya dinamakan SPIR (Strategic Planning for Information Resources).
Gagasan utama yang mendasari SPIR ini adalah adanya hubungan antara tujuan
perusahaan secara keseluruhan dengan rencananya untuk sumber-sumber
informasinya. Sumber-sumber informasi harus digunakan untuk mendukung
pencapaian tujuan perusahaan.
Berdasarkan survey selama tahun delapan puluhan mengungkapkan bahwa SPIR
adalah hal yang paling penting kaitannya dengan penggunaan computer dalam
bisnis. Namun demikian manajemen belum menyadari akan pentingnya SPIR ini.
Kesadaran tersebut berkembang secaara bertahap. William R.King professor pada
University of Pittsburgh menetapkan tiga tahapan ini yaitu pra-perencanaan IS
strategis, era SPIR awal dan era SPIR modern.
v Perencanaan
strategic merupakan perencanaan yang paling memerlukan perhatian. Karena
memerlukan perkiraan yang matang untuk dapat mencapai tujuan organisasi pada
masa sekarang dan akan datang.
v Gagasan
utama dari SPIR adalah adanya hubungan antara tujuan perusahaan secara
keseluruhan dengan sumber-sumber informasi. Sumber-sumber informasi harus
digunakan untuk pencapaian tujuan.
v Perencanaan
yang digunakan Top Down :
Langkah pertama adalah menentukan
tujuan organisasi kemudian direncanakan aktifitas setiap unit perusahaan.
v Pendekatan-pendekatan
Top Down :
1. BSP IBM (Business System Planning)
Ø Pendekatan
studi total
Ø Setiap
manajer diinterview untuk menentukan kebutuhan informasi, kemudian sistem
diimplementasikan sesuai dengan kebutuhan informasi.
2. CSF (Critical Success Factor)
Ø Perencanaan
sumber informasi dengan mengidentifikasi kunci keberhasilan yang nenentukan
keberhasilan dan kegagalan
3. Transformasi susunan strategis
Ø Misi,
Tujuan, strategi dari perusahaan merupakan dasar tujuan, batasan, strategi
perencanaan sistem.
Ø Proses
pentransformasian dari susunan strategi organisasi menjadi susunan strategi SIM
dinamakan proses perencanaan strategi SIM
Manajemen dan Strategi End User Computing
Bila CIO mempunyai pengaruh,
sumber-sumber informasi perusahaan juga akan mengalami perubahan. Selama
beberapa tahun, trend operasi pelayanan informasi terpusat telah berubah menjadi
trend pendistribusian sumber-sumber komputerisasi keseluruh perusahaan,
terutama dalam bentuk mikrokomputer.
Sebagian besar dari peralatan
yang didistribusikan ini digunakan oleh pemakaian yang tidak mempunyai
pemahaman komputer secara khusus. Aplikasi-aplikasi dari pemakai ini terdiri
atas software tertulis yang telah dibuat oleh bagian unitpelayanan informasi
atau diperoleh dari sumber-sumber luar. Namun demikian, ada juga pemakai yang
hanya mengunakan komputer. Mereka ini juga mendisain dan mengimplementasikan
aplikasinya sendiri.
Sekarang perusahaan dihadapkan
pada tantangan untuk mengolah sumber-sumber informasi yang tersebar tersebut .
dalam bagian in, kita akan meneliti gejal-gejalanya dan mencari beberapa cara
yang dapat dilakukan oleh perusahaan agar ia dapat mencapai tingkat kontrol
yang diharapkan.
JENIS END-USER
Salah satu study pertama mengenai
end-user dilakukan pada tahun 1993 oleh John Rockart dari MIT dan Lauren S.
Flannery, seorang mahasiswa jurusan MIT. Mereka menginterview 200 end-user
ditujuh perusahaan dan menidentifikasi enam jenis.
End-User
Non-Pemrograman. Pemakai (user)
ini hanya mempunyai pemahaman komputer yang sedikit atau mungkin tak punya sama
sekali, dan ia hanya menggunakan sofware yang telah dibuat oleh orang lain. Ia
berkomunikasi dengan hadware dengan bantuan menu dan mengandalkan orang lain
untuk memberikan bantuan teknis.
User Tingkatan
Perintah. Pemakai (user) ini menggunakan sofware tertulis yang
telah tersedia, namun ia juga menggunakan 4GL untuk mengakses database dan
membuat laporan khusus.
Progemmer End-User. Selain
menggunakan sofware tertulis dan 4GL, pemakaian ini juga dapat menulis
programnya sendiri dan menggunakan bahasa programan. Karena ia mempunyai
pemahaman komputer yang lebih baik, ia biasanya menghasilkan informasi untuk
pemakian non-programan dan pemakai tingkat perintah. Contoh pemakai jenis ini
adalah aktuaris (penaksir), analis keuangan, dan insiyur.
Personel Pendukung
Fungsional. Pemakai ini ditugaskan di unit fungsional perusahaan dan
menangani penggunaan komputer. Ia mempunyai tingkatan sebagai ahli seperti yang
ada di unit pelayanan informasi.
Personel Pendukung
Komputerisasi End-User. Spesialis informasi ini ditugaskan di unit
pelayanan informasi, namun membantu end-user dalam pengembangan sistem.
Programmer DP. Ia
merupakan golongan programer khusus, yang ditugaskan di pelayanan informasi,
yang diharapkan memberikan dukungan kepada end-user. Dukungan ini biasanya
diberikan untuk menentukan harga kontrak.
Klasifikasi ini terlalu luas. Ia
memasukkan pemakai yang tidak mempunyai pemahaman komputer (end-user
non-pemrograman) dan pemakai yang merupakan spesialis informasi (personel
pendukung profesional, personel pendukung komputerisasi end-user, dan
pemrograman DP). Dua jenis yang terakhir seharusnya bahkan tidak termasuk ke
dalam area pemakai.
Kita telah mnggunakan istilah
end-user computing untuk menjelaskan pengembangan sistem berdasarkan komputer
oleh orang yang mengunakan output dari sistem tersebut. Penekanannya adalah
pada pengembangan. Hal yang sama juga dilakukan oleh Suzanna Rivard dari Ecole
des Hautes etudes Commerciales, Montreal dan Sid L. Huff dari University of
Western Ontario, dalam study mereka terhadap 272 end-user. Mereka membatasi
klasifikasi mereka terhadap tiga kategoti tengah yang dikemukakan oleh Rockart
dan Flannery:
User tingatan perintah
Pemrograman end-user
Personel pendukung fungsional
Hal ini nampaknya merupakan
kesepakatan yang masuk akal, dan kita menganggapnya sebagai klasifikasi
end-user. Ia tidak menyertakan pemakai yang tidak mempunyai kemampuan untuk
mengembangkan sistemnya sendiri, dan juga spesialis informasi yang ditugaskan
dalam unit pelayanan informasi, ia juga mengetahui, dengan memasukkan atau
menyertakan personel pendukung fungsional, bahwa departemen pemakai dapat
memperoleh spesialis komputernya sendiri.
Walaupun klasifikasi Rockart dan
Flannery nampaknya terlalu luas untuk standar sekarang ini, namun studi mereka
memberikan kontribusi yang penting bagi end-user computing, karena mereka mengungkapkan
bahwa tak ada end-user khusus. Ada benyak jenisnya, tergantung pada tingkat
pemahaman komputer dari pemakai, dan setiap jenis tersebut mempunyai kebutuhan
sendiri-sendiri.
APLIKASI END-USER
POTENSIAL
Nampaknya beralasan bila ada
anggapan bahwa end-user lebih berusaha menerapkan aplikasinya untuk memenuhi
kebutuhan informasinya sendiri atau kebutuhan informasi untuk unitnya, dari
pada untuk kebutuhan informasi perusahaan. Oleh karena itu, end-user sebenarnya
tidak mengembangkan aplikasi pemrosesan data, MIS, dan otomatisasi kantor,
seperti voice mail dan video conferencing, sebab ia biasanya
mengimplementasikan secara umum. Juga, end-user sebenarnya tidak boleh
mengembangkan expert system karena sistem ini mempunyai sifat khusus.
Hal ini berarti bahwa end-user
computing hanya terbatas pada aplikasi DSS dan otomatisasi kantor, seperti word
processing, pengiriman elektronik, dan pengkalenderan elektronik, yang dapat
disesuaikan dengan sekelompok kecil pemakai.
Dengan memahami aplikasi yang
mana yang mungkin dikembangkan dan yang mungkin tidak bisa dikembangkan oleh
end-user , maka hal ini akan menjadi teka-teki bagi arah perkembangan en-user
computing. Ia membrikan indikasi mengenai bagaimana end-user dan spesialis
informasi akan berdampingan dimasa mendatang.
TAHAP PERTUMBUHAN
END-USER COMPUTING
Selama jangka waktu yang pendek
ketika end-user computing telah mendapatkan popularitas, para pemakai dan
aplikasi mereka menjadi lebih canggih. Kita telah melihat bagaimana Richard
Nolan menggunakan tahapan siklus hidup untuk mendefinisikan evolusi jangka
panjang penggunaan perusahaan dalam penggunaan komputer. Cara yang sama dapat
dilakukan untuk mendeskripsikan evolusi end-user computing dalam perusahaan.
Sid Huff bersama dengan Malcolm
Munro, profesor pada University of Calgary, dan Barbara Marin, seorang
konsultan free-lance, menjelaskan bagaiman aplikasi end-user berevolusimelalui
tahapan pertumbuhan dan menjadi lebih matang pada setiap tahapan tersebut.
Mereka mendefinisikan kematangan dengan istilah connectivity – yaitu kemampuan
aplikasi-aplikasi untuk saling berinterface melalui transfer data.
Isolasi, selama tahap isolasi, pemakai melihat tiap
aplikasi sebagai entry yang terpisah. Pemakai menerima dukungan nyata yang
sedikit dari sistem dan pemakai ini menggunakan sistem tersebut terutama untuk
mendapatkan pengenalan dengan pemrosesan komputer.
Sound-Alone, pemakai
mulai melihat hubungan logis antara sistem-sistemnya. Dalam usahanya untuk
memadukan sistem tersebut, pemakai biasanya akan memasukkan kembalioutput dari
satu sistem untuk meberikan input kepada sistem lain.
Integrasi Manual, para
pemakai mulai menukarkan data diantara mereka dan dengan fasilitas
komputerisasi sentral. Namun demikian, pertukaran ini dilakukan dengan
mentransfer file dari satu program ke program yang lain biasanya dalam bentuk
disket. Contohnya adalah penggunaan file dBASE sebagai input bagi spreadsheet
1-2-3. jika pelayanan informasi tidak menentukan standar untuk aktivitas ini,
maka pemakai mebuat standarnya sendiri.
Integritas
Otomatisasi, pemakai bisa menukar data dengan database sentral
dengan menggunakan jaringan komunikasi . pertukaran ini dilakukan oleh DBMS
yang mengelola database sentral. Agar dapat membuat dan mengunakan system ini,
pemakai harus menyesuaikan standar yang telah ditentukan oleh pelayanan
informasi.
Integrasi
Terdistribusi, pada tingkat kematangan yang paling tinggi ini,
aplikasi end-user berada pada tingkat organisasional, kelompok kerja, dan
pemakai perorangan. Database terpisah didistribusikan ke seluruh perusahaan
pada setiap tingkat, dan integrasi dilakukan oleh DBMS terdistribusi.
Professor Munro dan Huff, bersama
dengan mahasiswa S2 dari University British Columbia, Gary Moore, mempelajari
status end-user computing di 47 organisasi, dan mendapati bahwa tak ada
perusahaan yang dijadikan obyek studi tersebut telah mencapai tahap kematangan
integrasi terdistribusinya. Mungkin hal tersebut disebabkan adanya kebutuhan
DBMS yang lebih canggih untuk mendukung database terdistribusinya. Namun
demikian, muff, Munro, dan Martin, mendapatkan suatu kesimpulan bahwa,
“walaupun dengan alat yang lebih baik, pasti akan ada hal (point) – yang belum
diketahui – yang berada diatas jangkauan pemakai, yang tidak akan bias
dijelajahi oleh pemakai.
FAKTOR YANG MENDORONG
END-USER COMPUTING
Pada sebagian besar perusahaan,
bagian pelayanan informasi terlalu banyak muatan kerja dan disitu terdapat
antrean panjang pekerjaan yang menunggu pengimplemenstasiannya. Adanya
timbunan pelayanan informasi ini merupakan sebab utama mengapa
end-user computing menjadi popular, dimana pemakai menjadi tidak sabar dan
memutuskan untuk melakukan pekerjaannya sendiri.
Faktor lain adalah murahnya
dan mudahnya penggunaan hardware dan software. Pemakai dapat membeli
PC dan beberapa software pengembangan aplikasi dengan hanya seribu dolar atau
sekitarnya, seringkali tidak usah melalui channel yang resmi.
Pemahaman
pemakaimengenai komputer dan informasi juga
merupakan faktor menjadi populernya en-user omputing ini. Sekarang semakin banyak
pemakai yang telah mempelajari keterampilan komputer di sekolah dan mereka
mempunyaikeyaknan yang kuat terhadap kemampuannya ini. Mereka tidak ragu-ragu
lagi untuk mengembangkan dan membuat aplikasinya sendiri.
Beberapa pemakai terdorong oleh
prospek mengenai diperolehnya kemampuan untuk melakukan kontrol yag
lebih cermat atas komputerisasi mereka. Pandangan ini diakibatkan oleh
ketidakpercayaan mereka terhadap pelayanan informasi. Mungkin ada beberapa
kasu-kasus kesalahan dan penembusan keamanan dalam pelayanan informasi.
Pemakai mungkin juga terdorong
untuk mengurangi biaya pemrosesan. Situadi ini terjadi dalam
perusahaan yang memindahkan pembiayaan pengembangan dan penggunaan sistemkepada
departemen yang memakai sistem tersebut, dan biaya tersebut diangap terlalu
tinggi.
Pengaruh atau
dorongan eksekutif juga merupaka
faktor. Phillip Ein-Dor dan Eli Segev, profesor pada Tel Aviv Univeristy,
mangumpulkan data dari 21 perusahaan d wilayah Los Angeles dan mendapatkan
bahwa persentasi end-user manajemen dan non-manajemen akan lebih tinggi jika
CEO adalah pemakai.
KEUNTUNGAN DARI
END-USER COMPUTING
End-user computing memberika
kuntunga baik kepada perusahaan maupun pemakai. Pertama, perusaaa akan
memperoleh keuntungan dengan memindahkan beberapa muatan kerja dari bagian
pelayanan informasi kepada end-user. Hal ini memungkinkan bagian pelayaan
informasi untuk mengembangkan sistem organisasional yang mungkin lebih menjadi
muatan kerja yang menumpuk selama beberapa bulan atau tahun. Ia juga memungkinkannya
lebih mempunyai waktu untuk memelihara sistem yang telah berada pada
komputer.
Kedua, tidak dikutsertakannya
spesialis informasi dalam proses pengembangan bisa mengatasi masalah yang telah
menggangu pengimpleentasian sepanjang era komputer – yaitu komunikasi. Banyak
pemakai yang tidak memahami jargon komputer yang diungkapkan spesialis
informasi, dan banyak spesialis informasi yang tidak memahami tugas atau
tanggung jawab pemakai. Karena para pemakai memahami kebutuhannya sendiri
dengan lebh baik dari pada orang lain, maka ketika mereka mengembangkan sistem
mereka sendiri, mereka mungkin akan lebih puas dengan hasilnya. Mereka juga
mempunyai perasaan memiliki – “ini adalah sistem saya.”
Hasil akhir dari kedua keuntungan
tersebut adalah bahwa akan tercapainya tingkat keterampilan penggunaan komputer
yang lebih tinggi. Sedangkan keuntungan yang paling penting adalah dalam
dukungan kebutuhan pemakai dalam memecahkan masalah dan sistem memberikan apa
yang dibutuhkan oleh pemakai.
Kesimpulan
IRM adalah konsep manajemen
sumber informasi yang mengenal informasi sebagai sumber organisasional utama
yang harus dikelola dengan tingkat kepentingan yang sama seperti sumber
organisasional dominan lain seperti orang, keuangan, peralatan & manajemen.
Bila konsep manajemen sumber informasi ini diterapkan, maka akan mendapatkan
beberapa keuntungan kompetitif, diantaranya :
v Terjalinnya
hubungan yang baik antara elemen-elemen
v Diperlukan
arus informasi dengan semua elemen-elemen lingkungannya
v Pentingnya
efisiensi operasi internal
